අමාත්‍යංශ මෙන්ම රාජ්‍ය ආයතන වෙත ජනතාව ලිපි යොමු කරන විට, එම ලිපි යොමුකරන්නාගේ ලිපිනය පමණක් නොව දුරකතන අංක (ස්ථාවර හා ජංගම), වට්ස්ඇප් අංකයක්, විද්‍යුත් තැපැල් ලිපිනයක්(ඊමේල්) සඳහන් කර එවන්නේ නම් ක්ෂණික පිළිතුරුවල පමාව වළක්වාගත හැකි බව, රාජ්‍ය පරිපාලන, ස්වදේශ කටයුතු, පළාත් සභා හා පළාත් පාලන අමාත්‍යංශය පවසයි.
ජනතාවගේ ලිපි, විද්‍යුත් ලිපි, දුරකතන පණිවුඩ ආදී සියලු විමසීම් සඳහා කඩිනමින් රාජ්‍ය නිලධාරීන් පිළිතුරු දියයුතු බවට, රාජ්‍ය පරිපාලන, ස්වදේශ කටයුතු, පළාත් සභා හා පළාත් පාලන අමාත්‍යවරයා ලෙස අග්‍රාමාත්‍ය දිනේෂ් ගුණවර්ධන මහතාගේ උපදෙස් මත, අමාත්‍යංශ ලේකම්වරයා චක්‍රලේඛයක් පසුගිය 2022.09.29 වෙනිදා නිකුත් කළ බවයි අමාත්‍යාංශය නිවේදනය කළේය.
ජනතාව රජයේ ආයතන වෙත ලිපි එවීමේදී, ලිපිනය පමණක් නොව දුරකතන අංක, වට්ස්ඇප් අංකයක්, ව්ද්‍යුත් තැපැල් ලිපිනයක් සඳහන් කර එවන ලෙස ඉල්ලා සිටින්නේ, ක්ෂණික පිළිතුරු එවීමට අවශ්‍ය අවස්ථාවල, ලිපි මගින් ම එවීමේදී ඇතිවිය හැකි පමාව වළක්වා ගැනීම සඳහා බව, රාජ්‍ය පරිපාලන, ස්වදේශ කටයුතු, පළාත් සභා හා පළාත් පාලන අමාත්‍යංශ ලේකම් ප්‍රියන්ත මායාදුන්නේ මහතා සඳහන් කළේය.